Als je Microsoft server producten gebruikt dan heb je ook licenties nodig voor het benaderen van deze producten door een gebruiker of apparaat. Dit noemt met een Client Access License, afgekort CAL.

Microsoft kent twee vormen van deze gebruikers licenties: een User CAL en een Device CAL. Vaak is er onduidelijkheid over deze vormen en welke kies je in welke situatie.

Een User CAL is een licentie per gebruiker. Het maakt dan niet uit of deze gebruiker een werkstation en/of notebook gebruikt. Elke gebruiker die gebruik maakt van een of meerdere Microsoft server producten moet een geldige User CAL hebben. Gewoon een kwestie dus van aantal gebruikers tellen en hiervoor de juiste licenties aanschaffen.

Een Device CAL is een licentie per apparaat. Een apparaat wordt gezien als een Werkstation, een Notebook of een POS (Point-Of-Sale) terminal.

Voorbeeld 1:

Een callcenter heeft 120 werknemers en ongeveer 50 werkstations. Aangezien de medewerkers in ploegen diensten werken zijn de 50 werkstations door diverse personen in gebruik. Het is voordeliger om hier gebruik te maken van 50 Device CAL licenties dan 120 User CAL licenties.

Voorbeeld 2:

Een handelsonderneming heeft 50 werknemers in dienst, waarvan 15 vertegenwoordigers die – naast hun werkstation – ook allemaal een notebook hebben. Hier is het voordeliger om 50 maal een User CAL aan te schaffen dan 65 Device CAL licenties.